Excel – ja und nein

Ehe jemand dem Impuls erliegt, eine Excel-Tabelle anzulegen (ich kenne dieses eben-mal-eine-Excel-Auswertung-machen: dauert immer länger als gedacht): erst mal informieren, ob das überhaupt nötig ist.

„Das kommt von das“: keine Infos = Kosten

Ein Unternehmen hatte eine branchenspezifische ERP-Software eingeführt da es sich selbst um ein IT- Unternehmen handelte wurden umfangreiche Schulungen für entbehrlich erachtet. Die Mitarbeiter gaben ihr Bestes, allerdings bleibt im Alltagsgeschäft nicht sehr viel Zeit übrig, sich mit Funktionalitäten über das unbedingt nötige hinaus zu beschäftigen. Nach Monaten hatte die Software nicht die Arbeitserleichterungen gebracht hatte die angekündigt worden waren. Und natürlich: die Software bzw der Softwarehersteller waren schuld.
Es ist ergo wichtig, dass ausreichend Informationen über die eingesetzten IT-Systeme fließen. Dann wenn irgendjemand den Impuls hat, eine Excel-Tabelle zu machen oder eine sonstige Liste: erst mal schauen was das System schon zur Verfügung stellt, ehe unnötige Arbeitszeit vergeudet wird.

Fussangeln contra kostenintensive Fremdprogrammierung?

Darüber hinaus lauern in Excel-Tabellen viele Fußangeln: Übertragungsfehler, vergessene Datensätze, fehlerhaft kopierte Formeln, versehentlich kaputt gemachte Formeln – und schon werden Entscheidungen getroffen auf der Grundlage falscher Zahlen. Studien zufolge ist der allerüberwiegende Teil der Excel-Tabellen fehlerhaft, meist unerkannt.
Andererseits: wenn man für eine nicht standardmäßig vorhandene Auswertung den Software-Hersteller einen Programmierauftrag erteilt, wird das schnell mal eine teure Angelegenheit. Excel ist da eindeutig die günstigere Variante, denn es ist eine hervorragende Software und ich selbst nutze sie sehr gerne, weil man völlig frei Daten verarbeiten und Berechnungen anstellen kann. ERP- und zB Buchhaltungssysteme bieten darüberhinaus meist Datenexporte nach Excel an, so dass man leicht auf vorhandene Daten zurückgreifen kann. Und damit ist es auch wiederum verführerisch: „Mal eben schnell …“ und „man müßte mal wissen …“ verselbständigt sich gern und wird dann eine zeitintensive, immer umfangreichere Dauerlösung, deren Formeln man irgendwann nur noch mit großem Aufwand nachvollziehen kann.

Checken Sie durch

  • Welcher interne oder externe Ansprechpartner kann kompetent Auskunft geben über Ihre hausinterne IT? Sind die Mitarbeiter darüber informiert?
  • Sind sich Mitarbeiter und Führungskräfte der Problematik von Excel-Tabellen bewusst?
  • Ist der Aufwand für Erstellung einer Auswertung geprüft? Wirtschaftlich und von der verfügbarkeit her? Hier ist unbedingt eine mittelfristige Betrachtung nötig!
  • Nutzt überhaupt jemand die Auswertung dauerhaft?

Verhindern Sie die Entstehung von Zeit-und Kostenfressern und: entrümpeln Sie ab und zu den Zahlenfriedhof!

Share this Post